Les pièces clients arrivent trop tard pour tenir une comptabilité au fil de l’eau ?
C4rbon crée un workflow de collecte connecté à vos outils de pré-compta, GED, email, portail client et production comptable pour suivre les pièces sans relances dispersées.
Un workflow de collecte connecté à la pré-compta, la GED et la production.
Un parcours de dépôt, contrôle et relance qui associe le client au flux sans imposer un outil différent à chaque collaborateur.
Dépôt, contrôle et relance — sans un outil par collaborateur.
Ils nous font confiance
Résultats terrain
Exemple type de premier lot: un flux collecte ↔ production cadré sur le portefeuille le plus chargé, livré puis élargi par itérations.
C4rbon est basé au pôle Numerica à Montbéliard, au cœur du bassin Montbéliard – Belfort – Mulhouse.
Ce qui bloque la collecte des pièces, et ce que ça coûte
Le diagnostic part des flux clients, des pièces, des échéances et des outils déjà en place.
Le diagnostic part des pièces qui bloquent vraiment.
Factures, notes de frais et justificatifs arrivent par des canaux différents : la tenue prend du retard et les tableaux de bord sortent trop tard pour le dirigeant.
Tenue en retard, tableaux de bord trop tard.
Les pièces reçues ne sont pas toujours exploitables — doublons, scans flous, mauvaise période — et on perd du temps à vérifier si la pièce manque vraiment.
Doublons, scans flous, mauvaise période.
Les relances se font à la main, sans historique par client et par mois, concentrées sur quelques collaborateurs avant la TVA et la clôture.
Sur quelques collaborateurs avant la TVA.
L’OCR et la pré-compta traitent une partie du flux, mais les exceptions restent dans les emails.
L’OCR ne traite qu’une partie du flux.
À la révision, il faut reconstituer pourquoi une écriture est bloquée ou non justifiée.
Pourquoi c’est bloqué ? À reconstituer.
Vos outils cabinet savent se parler. Il suffit de les connecter.
Le workflow de collecte s’appuie sur vos outils déjà en place — pré-compta, GED, email, production — pour suivre les pièces sans relances dispersées. Quelques connexions parlantes :
Le workflow s’appuie sur vos outils en place. Par exemple :
Outlook
TiimeConnectez Outlook à Tiime
Les factures reçues par mail entrent en pré-compta, l’exception est signalée au collaborateur.
Les factures par mail entrent en pré-compta.
Tiime
SageReliez Tiime à Sage
La pré-compta se déverse en production sans ressaisie.
La pré-compta se déverse en production.
SharePoint
CegidConnectez SharePoint à Cegid
Les pièces déposées en GED alimentent le dossier de production, classées et tracées.
Les dépôts GED alimentent la production.
Cegid
TeamsReliez Cegid à Teams
Une pièce critique manquante à J-7 de la TVA alerte le collaborateur en charge.
Pièce manquante à J-7 de la TVA = alerte.
Excel
Power BISortez le suivi de collecte d’Excel
Le taux de complétude par client se lit en continu, plus de tableau de relances.
Le taux de complétude par client en continu.
OutlookTeamsConnectez Outlook à Teams
Une réponse client attendue depuis dix jours relance et alerte automatiquement.
Une réponse attendue relance toute seule.
Pennylane, Dext, ACD, EBP, banques EBICS, plateformes agréées, logiciels maison… Si votre outil expose une API ou un export, il peut rejoindre le flux.
Pennylane, Dext, ACD… tout outil avec API peut rejoindre le flux.
Questions avant de cadrer le projet
Le client doit-il changer toutes ses habitudes ?
Non. Le parcours peut conserver email, dépôt ou portail, puis unifier statuts, relances et contrôles côté cabinet.
Peut-on garder notre outil OCR ou de pré-compta ?
Oui si l’outil expose des exports, API ou dépôts exploitables. C4rbon se positionne autour du flux, des exceptions et de la synchronisation.
Comment traiter les documents hors facture électronique ?
Le workflow peut séparer factures structurées, justificatifs, notes de frais, achats internationaux et documents non exploitables.
Les relances automatiques risquent-elles d’irriter les clients ?
Elles doivent être cadencées, contextualisées et visibles par le collaborateur. L’objectif est de réduire les demandes contradictoires.
Peut-on commencer sur un portefeuille pilote ?
Oui. Un portefeuille ou un type de client suffit pour valider les statuts, les messages et les intégrations avant extension.
Quelles preuves sont conservées ?
Dépôt, date, version, commentaire, rejet, validation, relance et synchronisation peuvent être journalisés selon votre politique de conservation.
Partir d’un flux cabinet-client réel, pas d’une liste de fonctionnalités.
Le diagnostic permet d’identifier si un portail, une automatisation, un connecteur, un tableau de bord ou un logiciel métier complet est le bon levier pour votre cabinet.
Le bon levier : collecte, relances ou workflow complet.