Combien de relances la collecte des pièces coûte-t-elle à votre cabinet chaque mois ?

Factures, notes de frais, relevés : les pièces arrivent par mail, portail, Drive ou scan, et chaque collaborateur relance avec son propre tableau. C4RBON GROUP construit un workflow de collecte branché sur vos outils existants, pré-compta, GED, messagerie et production comptable. Chaque pièce a un statut, chaque relance a un historique, et le client garde ses habitudes de dépôt.

Les factures reçues par mail entrent en pré-compta

La pièce arrive dans Outlook, elle rejoint Tiime ou Pennylane, et l'exception est signalée au collaborateur.

Une pièce manquante avant la TVA déclenche une alerte

À l'approche de l'échéance, le collaborateur en charge est prévenu dans Teams, sans reconstituer le dossier.

Le taux de complétude par client se lit en continu

Fini le tableau de relances : l'état de la collecte s'affiche par client et par mois, à jour.

De la boîte mail à la production, chaque pièce suit le même chemin

Une fois le workflow en place, chaque pièce déposée par le client est contrôlée, classée et rattachée au bon dossier. Ce qui manque se relance tout seul, avec un historique par client.

Outlook

Workflow de collecte

Tiime

Sage

SharePoint

Teams

Un flux type : les pièces reçues entrent en pré-compta, se classent en GED, alimentent la production et alertent le collaborateur quand une pièce bloque.

La collecte des pièces, avant et après

Quatre écrans pour voir concrètement ce qui change dans votre cabinet, sans jargon.

Étape 1

Dossiers du mois3 sur 8 complets

MLMartin & LopezReçu

BDBureau DeltaEn attente

ACAtelier CormierEn attente

SVSud VitrageEn retard

Fin de mois : personne ne sait qui a envoyé quoi, et les dossiers attendent.

Étape 2

Relances du jourÀ la main

Bureau DeltaRelance envoyée

Atelier CormierRelance envoyée

Sud VitrageRelance envoyée

Chaque relance est écrite, envoyée et notée quelque part. Tous les mois.

Vos collaborateurs passent leurs journées à réclamer, un client après l'autre.

Étape 3

Collecte automatique

La demande part toute seule au bon moment, le client dépose depuis son téléphone.

Le système suit les échéances, demande les pièces et enregistre les dépôts.

Étape 4

Dossiers du mois8 sur 8 complets

MLMartin & LopezComplet

BDBureau DeltaComplet

ACAtelier CormierComplet

SVSud VitrageComplet

Les pièces se classent dans le bon dossier, et vous ne relancez plus que les retardataires.

Ce qui bloque la collecte des pièces aujourd'hui

Les pièces arrivent par des canaux différents, et la tenue prend du retard : les tableaux de bord sortent trop tard pour le dirigeant. Les documents reçus ne sont pas toujours exploitables, doublons, scans flous, mauvaise période, et on perd du temps à vérifier si la pièce manque vraiment.

Les relances se font à la main, sans historique par client et par mois, concentrées sur quelques collaborateurs avant la TVA et la clôture. L'OCR et la pré-compta traitent une partie du flux, mais les exceptions restent dans les mails. À la révision, il faut reconstituer pourquoi une écriture est bloquée.

Un statut commun pour chaque pièce : demandée, reçue, rejetée, validée
Des relances cadencées et contextualisées, avec historique par client
Le classement automatique des pièces reçues par mail ou par portail dans la GED
La synchronisation entre pré-compta et production, sans export manuel
Des alertes avant les échéances quand une pièce critique manque

Ce que C4RBON GROUP construit autour de vos outils

Nous ne remplaçons pas votre OCR ni votre pré-compta : nous nous branchons autour. Le client peut continuer à déposer par mail, portail ou Drive ; le workflow unifie les statuts, les contrôles et les relances côté cabinet. Les pièces exploitables filent en pré-compta puis en production, les exceptions sortent des boîtes mail et arrivent devant le bon collaborateur.

Chaque étape laisse une trace : dépôt, date, version, rejet, validation, relance. À la révision, plus besoin de reconstituer l'histoire d'une pièce, elle est écrite.

Comment se passe un projet de collecte avec nous

Un premier échange de 30 minutes pour comprendre vos canaux, vos volumes et les pièces qui bloquent vraiment, sans engagement. Nous démarrons sur un portefeuille pilote ou un type de client, le temps de valider les statuts, les messages de relance et les connexions, puis nous étendons au reste du cabinet. Depuis Montbéliard, nous intervenons dans toute la France.

Questions fréquentes

Le client doit-il changer toutes ses habitudes ?

Non. Le parcours peut conserver le mail, le dépôt ou le portail que vos clients utilisent déjà. C'est côté cabinet que les statuts, relances et contrôles s'unifient.

Peut-on garder notre outil d'OCR ou de pré-compta ?

Oui, si l'outil expose des exports, une API ou des dépôts exploitables. Nous nous positionnons autour du flux, des exceptions et de la synchronisation, pas à la place de vos outils.

Les relances automatiques risquent-elles d'irriter les clients ?

Non, si elles sont cadencées, contextualisées et visibles par le collaborateur. L'objectif est justement de supprimer les demandes contradictoires et les relances en double.

Peut-on commencer sur un portefeuille pilote ?

Oui, et nous le recommandons. Un portefeuille ou un type de client suffit pour valider les statuts, les messages et les connexions avant d'étendre au cabinet.

Quelles preuves sont conservées ?

Dépôt, date, version, commentaire, rejet, validation, relance et synchronisation peuvent être journalisés, selon votre politique de conservation.

Vous ne trouvez pas l'intégration adaptée à votre processus ?

Les connecteurs standards couvrent rarement toutes les règles d'une entreprise. C4RBON GROUP développe des passerelles, automatisations et applications sur mesure autour de vos outils existants, y compris quand le logiciel est ancien, spécifique ou peu documenté.

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