Combien de temps prend l'entrée d'un nouveau client dans votre cabinet comptable ?
Entre l'identification, le bénéficiaire effectif, la lettre de mission, les pièces à collecter et les accès à créer, l'entrée d'un client mobilise plusieurs personnes et beaucoup d'allers-retours. C4RBON GROUP construit un workflow d'entrée client branché sur vos outils : chaque étape a un statut, chaque document a sa place, chaque contrôle laisse une trace. La décision d'acceptation, elle, reste au cabinet.
La lettre de mission part en signature et se relance seule
Générée depuis Word, envoyée via DocuSign ou Yousign, relancée automatiquement, puis classée au dossier avec version et date d'effet.
Le prospect accepté devient dossier client sans recopie
La fiche quitte HubSpot et crée le dossier dans vos outils de production, sans ressaisie.
Un dossier d'acceptation incomplet déclenche une alerte
Une pièce KYC qui traîne remonte au responsable de mission dans Teams, avant que le dossier ne s'enlise.
Du prospect au dossier actif, chaque étape laisse une trace
Une fois le workflow en place, l'entrée client suit un chemin unique : identification, lettre de mission, pièces, accès. Chacun sait où en est le dossier, et les preuves se conservent.
HubSpot
DocuSign
SharePoint
Cegid
SilaeCe qui fragilise l'entrée client aujourd'hui
Pièces d'identification, registres et bénéficiaires effectifs arrivent par mails dispersés : on réclame plusieurs fois les mêmes informations avant même de commencer la production. Lettre de mission, honoraires, périmètre et responsabilités ne se suivent pas dans le même flux.
Les contrôles de vigilance et les niveaux de risque manquent d'une trace simple : difficile de justifier en cas de revue interne ou de demande ordinale. Les droits d'accès aux outils cabinet, paie ou portail se créent sans vue d'ensemble, et reprendre un dossier exige de rechercher l'historique, les validations et les pièces manquantes.
- Une checklist d'acceptation avec statut par étape et par document
- La lettre de mission générée, signée en ligne, versionnée et classée au dossier
- Les pièces KYC collectées, contrôlées et tracées dès réception
- Les droits d'accès aux outils créés d'un seul geste, avec vue d'ensemble
- Une piste d'audit : qui a validé quoi, quand, sur quelle pièce
Ce que C4RBON GROUP construit, et ce qui reste au cabinet
Nous construisons l'outil de collecte, de contrôle et de trace : le workflow s'appuie sur vos outils existants, CRM, signature électronique, GED, production, paie. Le prospect accepté devient dossier client sans recopie, la lettre de mission se signe et se relance toute seule, les pièces se classent, le client s'active en production et en paie.
Ce que nous n'automatisons pas : la décision. L'acceptation d'un client et l'appréciation du risque restent professionnelles et internes au cabinet. L'outil prépare, trace et alerte ; il ne décide pas.
Comment se passe un projet d'onboarding avec nous
Un premier échange de 30 minutes pour cartographier votre entrée client : contrôles, documents à collecter, outils à activer, preuves à conserver, sans engagement. Le premier lot couvre souvent les pièces obligatoires, la lettre de mission et les droits d'accès, avant d'ajouter des contrôles plus fins. Depuis Montbéliard, nous intervenons dans toute la France.
Questions fréquentes
L'outil décide-t-il si le cabinet accepte le client ?
Non. Il structure la collecte, les contrôles, les traces et les alertes. La décision d'acceptation reste professionnelle et interne au cabinet.
Peut-on suivre la lettre de mission et ses versions ?
Oui. Statut, version, signature, honoraires, périmètre et renouvellement se rattachent au dossier client. Plus besoin de chercher quelle version fait foi.
Comment protéger les informations KYC sensibles ?
Le cadrage définit les droits par rôle, la journalisation, l'hébergement, la conservation et la séparation entre la vue client et la vue cabinet.
Peut-on connecter signature électronique, GED et CRM ?
Oui, si les solutions exposent une API, des exports ou des dépôts exploitables. DocuSign, Yousign, SharePoint ou HubSpot s'intègrent bien ; nous vérifions les limites de chaque outil au cadrage.
Est-ce réservé aux grands cabinets ?
Non. Un petit cabinet gagne aussi à fiabiliser son entrée client, surtout quand la connaissance client repose sur quelques personnes clés.
Vous ne trouvez pas l'intégration adaptée à votre processus ?
Les connecteurs standards couvrent rarement toutes les règles d'une entreprise. C4RBON GROUP développe des passerelles, automatisations et applications sur mesure autour de vos outils existants, y compris quand le logiciel est ancien, spécifique ou peu documenté.
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