Combien de relances vos ventes immobilières coûtent-elles à l'étude chaque semaine ?
Vendeurs, acquéreurs, banques et agences transmettent les pièces par des canaux différents : les appels se multiplient pour des documents déjà demandés, et la signature se prépare dans l'urgence. C4RBON GROUP construit un workflow de collecte et de relance qui connecte espace client, emails, GED (le classement électronique des documents de l'étude) et logiciel notarial, pour donner à toute l'équipe une vue claire des pièces.
Les pièces reçues se rattachent au dossier
Un diagnostic ou un justificatif reçu par mail se classe au dossier de vente, avec un statut de contrôle.
Une pièce bloquante alerte le bon clerc
Un document manquant pour la signature déclenche une alerte immédiate, sans fil de mails.
Les ventes prêtes à signer sont visibles
Pièces reçues, bloquées ou prêtes : l'état de chaque vente en préparation s'affiche en continu.
De la boîte mail au dossier de vente, sans ressaisie
Chaque pièce reçue est classée, contrôlée et rattachée au bon dossier. Les relances partent selon ce qui manque vraiment, et l'équipe voit le même statut au même moment.
Boîte mail de l'étude
Logiciel notarial Septeo
SharePoint
Teams
Power BICe qui retarde vos ventes immobilières
Les pièces vendeur, acquéreur, banque et agence arrivent par des canaux différents, sans version de référence : les collaborateurs ne savent pas toujours quel document est exploitable, avec un risque d'erreur sur un diagnostic ou un financement. Les formalités préalables restent bloquées par une pièce manquante invisible pour le reste de l'équipe.
Les relances sont faites à la main, sans historique clair par partie : ce sont les clercs qui portent le statut du dossier en mémoire. Résultat, la signature se prépare dans l'urgence, par une vérification tardive de l'ensemble du dossier.
- Des pièces réclamées deux fois parce que les canaux sont dispersés
- Des versions incertaines, avec un risque d'erreur sur un diagnostic
- Des formalités bloquées par une pièce manquante invisible
- Des relances à la main, sans historique par partie
- Une signature vérifiée trop tard, préparée dans l'urgence
Un parcours de collecte simple, pour le client comme pour l'étude
Le client n'a pas de compte compliqué à créer : un lien sécurisé, le dépôt des pièces demandées, un statut clair et une confirmation. Côté étude, chaque document est classé, contrôlé et rattaché au bon dossier, avec des checklists différenciées par rôle : vendeur, acquéreur, banque, agence.
Le workflow s'appuie sur vos outils déjà en place. Une pièce déposée se classe dans la GED à la bonne version, se rattache au dossier dans le logiciel notarial, et déclenche les relances suivantes. Les checklists sortent d'Excel et vivent avec le dossier, plus dans un tableau par clerc.
Commencer par un type de vente, puis étendre
Un premier échange de 30 minutes, sans engagement, pour repérer les pièces qui bloquent le plus souvent vos ventes et les logiciels à relier. Le meilleur départ est souvent un flux immobilier fréquent, avec des checklists configurables par nature de bien, régime et financement, avant d'étendre aux variantes plus complexes. Depuis Montbéliard, nous intervenons dans toute la France.
Questions fréquentes
Le client doit-il créer un compte compliqué ?
Non. Le parcours peut rester très court : un lien sécurisé, le dépôt des pièces, un statut clair et une confirmation. Les clients peu à l'aise avec le numérique gardent une alternative par mail ou au comptoir.
Peut-on différencier vendeur, acquéreur, banque et agence ?
Oui. Les droits, les checklists et les relances s'ajustent par rôle et par type de dossier : chacun ne voit et ne dépose que ce qui le concerne.
Que devient le document après dépôt ?
Le workflow le classe, le qualifie et le pousse vers votre GED, SharePoint ou votre logiciel notarial selon les intégrations disponibles. Plus de pièce perdue dans une boîte mail.
Comment sont gérés les documents sensibles ?
Le cadrage définit le chiffrement, les accès par rôle, la journalisation, la conservation et la suppression des documents selon vos contraintes.
Peut-on commencer sur un seul type de vente ?
Oui, et c'est ce que nous recommandons : un flux fréquent d'abord, pour prouver le gain, puis une extension aux ventes plus complexes.
Vous ne trouvez pas l'intégration adaptée à votre processus ?
Les connecteurs standards couvrent rarement toutes les règles d'une entreprise. C4RBON GROUP développe des passerelles, automatisations et applications sur mesure autour de vos outils existants, y compris quand le logiciel est ancien, spécifique ou peu documenté.
Faire étudier mon besoin