Combien d'appels de suivi votre étude notariale pourrait-elle s'épargner ?
Vos clients appellent pour savoir où en est leur dossier alors que l'information existe en interne : chaque demande de statut interrompt un collaborateur. C4RBON GROUP crée un portail client sobre et sécurisé, connecté à vos outils : agenda Outlook, GED (le classement électronique des documents de l'étude), logiciel notarial ou CRM. Le client voit les étapes utiles, dépose ses pièces et écrit au bon endroit, sans jamais accéder au travail interne de l'étude.
Le client voit où en est son dossier
Les étapes s'affichent sans jargon interne : le client s'informe seul au lieu d'appeler l'étude.
Un dépôt de pièce notifie l'étude aussitôt
Le document se rattache au bon dossier et au bon intervenant, plus de pièce perdue dans une boîte mail.
Les documents signés reviennent au dossier
Un document part en signature électronique depuis le dossier, revient signé, et le client est notifié.
Du dossier de l'étude au client, sans exposer l'interne
Le portail s'alimente automatiquement depuis vos outils existants : le client voit les jalons, les pièces demandées et les rendez-vous, jamais le travail interne de l'étude.
Logiciel notarial Septeo
SharePoint
Agenda Outlook
Yousign
TeamsCe qui use la relation client aujourd'hui
Les clients appellent pour connaître l'avancement du dossier, la prochaine étape ou la date de rendez-vous : autant d'interruptions pour les collaborateurs, alors que l'information existe déjà en interne. Les messages importants se perdent dans des fils de mails non rattachés au dossier, et l'historique disparaît quand un collaborateur reprend la main.
Les pièces déposées par les clients ne se rattachent pas proprement au bon dossier ni au bon intervenant, et les étapes normales d'un dossier inquiètent des clients qui n'en voient rien. L'étude veut améliorer cette expérience sans ouvrir son outil métier ni mélanger information client et information interne.
- Des appels de statut qui interrompent les collaborateurs
- Des messages perdus dans des fils de mails sans dossier
- Des pièces mal rattachées au dossier ou à l'intervenant
- Des clients inquiets faute de visibilité sur les étapes normales
- Un outil métier à protéger tout en améliorant l'expérience client
Un portail clair pour le client, alimenté par vos outils
Nous séparons strictement les vues : le client voit uniquement les jalons, les pièces demandées, les messages et les rendez-vous qui le concernent, jamais le travail interne. Les étapes, les textes et les pièces attendues s'adaptent au type de dossier : immobilier, famille ou société.
Le portail se branche sur vos outils existants. Les pièces validées du dossier alimentent l'espace client sans double classement, les rendez-vous de l'agenda Outlook restent à jour côté client, les documents partent en signature électronique et reviennent au dossier, et un message urgent alerte le bon collaborateur dans Teams. L'interface reste pensée pour le mobile, avec des actions courtes et des textes simples, et des alternatives internes pour les clients peu à l'aise avec le numérique.
Commencer par le suivi et le dépôt de pièces
Un premier échange de 30 minutes, sans engagement, pour cadrer ce que vos clients doivent voir, ce qui reste interne et les logiciels à connecter. Le premier périmètre conseillé est souvent le suivi de dossier et le dépôt de pièces sur un flux à fort volume : c'est ce qui prouve l'adoption le plus vite, avant d'ajouter messages, rendez-vous et relances. Depuis Montbéliard, nous intervenons dans toute la France.
Questions fréquentes
Un portail client expose-t-il trop d'informations ?
Non, si les vues sont séparées dès le cadrage : le client voit uniquement les jalons et les demandes utiles, jamais le travail interne de l'étude ni les annotations des collaborateurs.
Peut-on adapter le portail selon le type de dossier ?
Oui. Les étapes, les textes et les pièces attendues changent selon qu'il s'agit d'un dossier immobilier, familial ou de société.
Le portail remplace-t-il les conseils du notaire ?
Non. Il structure les informations pratiques et les demandes de pièces, ce qui libère du temps pour le conseil, qui reste le coeur du métier.
Les clients peu à l'aise avec le numérique peuvent-ils l'utiliser ?
Oui. L'interface est pensée pour le mobile, avec des actions courtes et des textes simples. Et pour ceux qui ne s'y mettront pas, l'étude garde ses canaux habituels en parallèle.
Peut-on connecter le portail à l'agenda, la GED, l'email ou le CRM ?
Oui, selon les outils utilisés et les droits disponibles. Le cadrage vérifie les données à synchroniser, les règles internes et les contraintes de chaque logiciel.
Vous ne trouvez pas l'intégration adaptée à votre processus ?
Les connecteurs standards couvrent rarement toutes les règles d'une entreprise. C4RBON GROUP développe des passerelles, automatisations et applications sur mesure autour de vos outils existants, y compris quand le logiciel est ancien, spécifique ou peu documenté.
Faire étudier mon besoin