Retrouveriez-vous chaque preuve de vigilance LCB-FT en cas de contrôle ?
La LCB-FT, c'est la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme : elle impose aux notaires de vérifier leurs clients et de pouvoir le prouver. Le KYC, pour Know Your Customer, désigne cette connaissance client : identité, bénéficiaires effectifs, origine des fonds. C4RBON GROUP crée des workflows connectés à votre GED (le classement électronique des documents de l'étude) et à votre logiciel notarial pour tracer chaque demande, chaque contrôle et chaque décision, sans automatiser la décision juridique.
Chaque justificatif est tracé dès réception
Un document sensible reçu par mail se classe en GED sécurisée, avec la trace de sa réception et de son contrôle.
La pièce validée garde la preuve du contrôle
Le document se rattache au dossier avec la preuve du contrôle effectué : plus rien à justifier a posteriori.
Un dossier incomplet proche de la signature alerte
Signature qui approche et vigilance inachevée : le référent conformité est prévenu avant qu'il ne soit trop tard.
De la collecte des justificatifs à la piste d'audit
Chaque justificatif demandé, reçu, contrôlé ou relancé laisse une trace rattachée au dossier. En cas de contrôle, l'étude retrouve les preuves dossier par dossier, sans reconstitution.
Boîte mail de l'étude
GED SharePoint
Logiciel notarial Septeo
Power BI
TeamsCe qui fragilise votre vigilance aujourd'hui
Identité, origine des fonds et bénéficiaires effectifs arrivent par des canaux dispersés, et relancer un justificatif sensible reste délicat à formuler. Les contrôles sont faits, mais la preuve du contrôle est difficile à retrouver : tout se justifie a posteriori, au moment où il faudrait déjà pouvoir la montrer.
Les niveaux de risque ne sont pas suivis de manière homogène entre collaborateurs et types de dossiers. Les dossiers urgents mélangent signature proche et vigilance renforcée sans outil de pilotage. Et ces données sensibles exigent des droits fins, des traces et des durées de conservation maîtrisées.
- Des justificatifs dispersés, avec des relances délicates à formuler
- Des contrôles réels mais des preuves difficiles à retrouver
- Des niveaux de risque suivis différemment selon les collaborateurs
- Des urgences où signature proche et vigilance renforcée se mélangent
- Des données sensibles à protéger : droits, traces, conservation
Un workflow qui trace tout, sans décider à votre place
L'outil ne décide jamais à la place du notaire : il structure la collecte, les contrôles et la trace. La qualification juridique et la décision restent du ressort de l'étude. Les checklists s'adaptent par type d'opération : une vente, une société, une donation ou un dossier complexe n'appellent pas les mêmes pièces ni le même niveau de vigilance.
Le workflow s'appuie sur vos outils en place. Les justificatifs reçus se classent en GED sécurisée et sont tracés dès réception, la pièce validée se rattache au dossier avec la preuve du contrôle, les registres de vigilance sortent d'Excel pour être journalisés avec le dossier, et une demande restée sans réponse relance le client puis alerte l'équipe. L'objectif : rendre demandes, réceptions, validations et relances auditables dossier par dossier, avec export en cas de contrôle.
Commencer par cartographier vos contrôles actuels
Un premier échange de 30 minutes, sans engagement, pour cartographier vos contrôles actuels, vos preuves disponibles, les logiciels à relier et les moments où la vigilance ralentit les dossiers. Le sur mesure se justifie ici parce que les seuils internes, les rôles, les types de dossiers et les pièces attendues varient fortement d'une étude à l'autre. Depuis Montbéliard, nous intervenons dans toute la France.
Questions fréquentes
L'outil décide-t-il à la place du notaire ?
Non. Il structure la collecte, les contrôles et la trace. La qualification juridique et la décision restent du ressort de l'étude.
Peut-on adapter les checklists par type d'opération ?
Oui. Une vente, une société, une donation ou un dossier complexe peuvent avoir des pièces attendues et des niveaux de vigilance différents.
Comment est traitée l'origine des fonds ?
Le workflow demande, classe et trace les justificatifs, puis signale ce qui reste à vérifier par l'équipe. La vérification elle-même reste humaine.
Est-ce compatible avec le RGPD ?
Oui. Le cadrage intègre la minimisation des données, les droits d'accès, les durées de conservation et la journalisation, conformément au règlement européen sur la protection des données.
Peut-on produire un export en cas de contrôle ?
Oui. L'objectif est précisément de rendre les demandes, réceptions, validations, relances et statuts auditables dossier par dossier, avec export ou synchronisation selon vos outils.
Vous ne trouvez pas l'intégration adaptée à votre processus ?
Les connecteurs standards couvrent rarement toutes les règles d'une entreprise. C4RBON GROUP développe des passerelles, automatisations et applications sur mesure autour de vos outils existants, y compris quand le logiciel est ancien, spécifique ou peu documenté.
Faire étudier mon besoin