Combien de vos dossiers de succession avancent au rythme des pièces manquantes ?

Les informations des héritiers, des banques et du patrimoine arrivent progressivement, chaque relance diffère selon l'interlocuteur, et les échéances fiscales demandent un suivi rigoureux. C4RBON GROUP construit un workflow succession connecté à vos outils : héritiers, pièces, retours banques, vérification du FCDDV (le fichier central des dispositions de dernières volontés) et échéances suivis au même endroit, sans multiplier les tableaux.

Les échéances fiscales alertent avant le retard

Une échéance qui approche alerte le collaborateur en charge du dossier, pas une fois le délai dépassé.

Les retours banques rejoignent le bon dossier

Les réponses reçues par mail se rattachent au dossier de succession, avec leur statut de traitement.

Les dossiers bloqués et leurs causes sont visibles

Pièce manquante, réponse de tiers attendue ou validation en cours : chacun voit pourquoi un dossier n'avance pas.

Des retours dispersés à un dossier de succession piloté

Chaque retour d'héritier ou de banque met à jour le dossier et sa checklist. Les échéances, les blocages et les priorités de relance restent visibles en continu pour toute l'équipe.

Boîte mail de l'étude

Workflow succession

Logiciel notarial Septeo

SharePoint

Power BI

Teams

Un flux type : les retours reçus par mail se rattachent au dossier, la GED classe et versionne les documents, le tableau de bord suit les échéances et les alertes préviennent l'équipe.

Un dossier de succession, avant et après

Quatre écrans pour suivre le même dossier, de la première pièce manquante à la déclaration.

Étape 1

Succession Bonnet4 pièces sur 11

ADActe de décèsReçu

BQRelevés bancairesEn attente

HEIdentité des héritiersEn attente

TPTitre de propriétéEn retard

Le dossier avance au rythme de la pièce la plus lente, et personne ne sait laquelle.

Étape 2

Relances du dossierUne par une

Banque du défuntCourrier envoyé

Héritier à LyonCourrier envoyé

Héritier à l'étrangerCourrier envoyé

Chaque interlocuteur a son canal, et le suivi vit dans une boîte mail.

Le clerc relance à la main, note dans son tableau, et recommence la semaine suivante.

Étape 3

Suivi automatique

Les demandes partent au bon moment, les héritiers déposent depuis leur téléphone.

Le workflow suit les échéances fiscales et relance sans que vous y pensiez.

Étape 4

Succession Bonnet11 pièces sur 11

ADActe de décèsComplet

BQRelevés bancairesComplet

HEIdentité des héritiersComplet

TPTitre de propriétéRelancé

La déclaration se prépare sur un dossier complet, avec l'historique de chaque demande.

Ce qui bloque vos successions

Les informations des héritiers, des banques et du patrimoine arrivent au compte-goutte, et chaque relance diffère selon l'interlocuteur. Les délais fiscaux, les options successorales et les actes demandent un suivi rigoureux : dépasser une échéance reste le risque numéro un de ces dossiers.

Sans vue simple des dossiers bloqués ni de leurs causes, reprendre l'historique coûte cher à chaque changement de collaborateur. Les relances se priorisent mal entre pièces critiques, banques, attestations et validations. Et les documents sensibles imposent des droits d'accès et une traçabilité stricts, dans un moment déjà délicat pour les héritiers.

Des informations qui arrivent au compte-goutte, relancées différemment selon l'interlocuteur
Des échéances fiscales à suivre dossier par dossier
Des dossiers bloqués sans vue claire des causes de blocage
Des relances mal priorisées entre critique et secondaire
Des documents sensibles qui exigent droits fins et traçabilité

Un workflow qui coordonne héritiers, pièces et échéances

Le workflow ne remplace pas la rédaction d'actes : il coordonne les pièces, les jalons, les relances et les échéances autour du logiciel de rédaction et des processus de l'étude. Chaque héritier a ses pièces, ses statuts et ses droits, avec une synthèse globale pour le collaborateur en charge du dossier.

Le tout s'appuie sur vos outils en place. Les retours banques et héritiers reçus par mail se rattachent au bon dossier, les courriers et attestations générés depuis le dossier se classent et se versionnent dans la GED (le classement électronique des documents de l'étude), une échéance qui approche alerte le collaborateur concerné, et le tableau de bord consolide échéances, dossiers bloqués et causes de blocage.

Commencer par les statuts et les pièces critiques

Un premier échange de 30 minutes, sans engagement, pour repérer vos jalons de succession, vos relances récurrentes et les points où la visibilité sur les délais manque. Il n'est pas nécessaire de tout numériser au départ : le premier lot peut couvrir seulement les statuts, les relances et les pièces critiques, puis connecter progressivement GED, portail héritiers, emails et tableaux de bord. Depuis Montbéliard, nous intervenons dans toute la France.

Questions fréquentes

Le workflow succession remplace-t-il la rédaction d'actes ?

Non. Il coordonne les pièces, les jalons, les relances et les échéances autour du logiciel de rédaction et des processus de l'étude, qui restent la référence.

Comment gérer plusieurs héritiers dans un même dossier ?

Chaque héritier a ses pièces, ses statuts, ses messages et ses droits, avec une synthèse globale pour le collaborateur. Personne ne voit ce qui ne le concerne pas.

Peut-on suivre les échéances fiscales ?

Oui. L'outil affiche alertes, priorités et motifs de blocage, puis consolide ces informations dans les tableaux de bord ou les exports utilisés par l'étude.

Les informations sensibles sont-elles compartimentées ?

Oui. Le cadrage définit les rôles, les permissions, les journaux d'accès et les règles de conservation des documents.

Est-ce utile pour une petite étude ?

Oui, dès que les dossiers reposent sur quelques personnes clés et que la reprise d'historique fait perdre du temps à chaque passage de relais.

Vous ne trouvez pas l'intégration adaptée à votre processus ?

Les connecteurs standards couvrent rarement toutes les règles d'une entreprise. C4RBON GROUP développe des passerelles, automatisations et applications sur mesure autour de vos outils existants, y compris quand le logiciel est ancien, spécifique ou peu documenté.

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